เก็บเอกสารที่บ้านอย่างไรให้สะดวก?

มีหลายกรณีที่เราใช้กรมธรรม์ประกันภัย ใบรับรอง และใบรับรอง ดังนั้นเพื่อให้มีเอกสารที่จำเป็น ผู้คนจึงถูกบังคับให้เก็บเอกสารไว้ที่บ้าน แต่จะทำอย่างไรให้ถูกต้องเพื่อที่จะไม่มีอะไรสูญหายหรือเสียหาย?

ต้องเก็บเอกสารอะไรบ้าง?

คนสมัยใหม่ทุกคนมีกระดาษมากมายสำหรับทุกโอกาส แต่ไม่ใช่ว่าทุกอันจะคุ้มค่าที่จะเก็บไว้

นี่คือรายการเอกสารที่คุณต้องมีที่บ้าน:

• รายการจะเปิดขึ้นพร้อมกับหนังสือเดินทางและเอกสารครอบครัวอื่นๆ เช่น พินัยกรรม หนังสือรับรอง
• หนังสือรับรอง หนังสือมอบอำนาจ ใบเสร็จรับเงิน และสิ่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับอสังหาริมทรัพย์และการขนส่ง
• อนุปริญญา อนุปริญญา ใบรับรอง ใบรับรองยืนยันความพร้อมของการศึกษา
• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมวิชาชีพ: สมุดงาน ข้อตกลง สัญญา
• ผลการตรวจ นโยบายการรักษาพยาบาล และบัตร
• ใบรับประกันใบเสร็จรับเงินเครื่องใช้ในครัวเรือนและเฟอร์นิเจอร์
• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษี

คุณสามารถเลือกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลแยกกันได้ ตามกฎแล้วสิ่งเหล่านั้นสอดคล้องกับจุดใดจุดหนึ่งข้างต้นและอาจต้องถูกจัดเก็บด้วย

ควรเก็บเอกสารไว้นานแค่ไหน?

เอกสารสามารถแบ่งตามเวลาการจัดเก็บได้ ขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่ใช้ได้ของเปลือกโลกแต่ละชนิด

• ถาวร. เอกสารดังกล่าวควรอยู่ในมือเสมอได้แก่ทะเบียนสมรส สูติบัตร ประกาศนียบัตรยืนยันการศึกษา ข้อมูลทางการแพทย์ ข้อมูลที่รับรองโดยทนายความ พินัยกรรม ใบรับรองเงินบำนาญ
• ระยะยาว. เอกสารเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ รถยนต์ และสิ่งของราคาแพง รวมถึงเอกสารระดับมืออาชีพด้วย คุณยังสามารถกำหนดเช็คและใบเสร็จรับเงินได้ที่นี่ นี่คือสิ่งที่เก็บไว้เป็นเวลานานและยังคงมีความเกี่ยวข้องในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
• ช่วงเวลาสั้น ๆ. แนะนำให้เก็บใบรับรองการบริการจากแพทย์ ทนายความ และครูไว้เป็นเวลาสามปี ข้อตกลงด้านสาธารณูปโภคและใบแจ้งยอดจะถือว่ามีช่วงเวลาเดียวกัน
• ไร้ประโยชน์. คุณสามารถทิ้งสื่อการศึกษาและข้อมูลที่ไม่จำเป็นคำแนะนำสำหรับสิ่งที่ศึกษาอย่างละเอียดแผ่นคำนวณ ฯลฯ ได้ทันที

แยกกันเราสามารถบันทึกเอกสารเสริมซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของเอกสารเหล่านั้น ซึ่งรวมถึงสมุดบันทึกส่วนตัว บันทึก ภาพถ่าย และของที่ระลึกอื่นๆ โดยปกติแล้วสิ่งเหล่านี้จะคงอยู่เป็นเวลานานเช่นกัน

ดังนั้นจึงแนะนำให้ทิ้งทุกสิ่งที่ไม่ได้ใช้ในปัจจุบันและไม่มีประโยชน์ในอนาคตทิ้งไป เพื่อรักษาความสงบเรียบร้อย คุณต้องทำความสะอาดถังขยะและกำจัดขยะที่สะสมเป็นประจำ ขณะเดียวกันก็คัดแยกเอกสารสำคัญจริงๆ

ข้อแนะนำในการจัดเก็บเอกสารสำคัญ

ตามกฎแล้ว บ้านส่วนใหญ่จะเก็บเอกสารไว้เป็นมาตรฐาน

1. ขั้นแรก เอกสารจะถูกจัดเรียงตามพื้นที่: บ้าน ที่ทำงาน การแพทย์ และอื่นๆ
2. จากนั้นจะใส่ไว้ในโฟลเดอร์ที่มีลายเซ็นซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้คุณหลงทางในเอกสารอย่างแน่นอน
3. ชุดที่ได้จะถูกวางไว้ในกล่องหรือถุงแยกต่างหาก เพื่อความสะดวก มักมีการสร้างพาร์ติชันภายใน "คอนเทนเนอร์" เพื่อป้องกันไม่ให้โฟลเดอร์ปะปนกันในเวลาเดียวกันคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเด็กและสัตว์ไม่สามารถเข้าถึงสถานที่จัดเก็บได้ แต่อยู่ในทำเลที่สะดวกต่อการใช้งาน

เป็นความคิดที่ดีที่จะแยกเอกสารส่วนตัวที่ใช้บ่อยออกจากกัน หนังสือเดินทาง บัตรทางการแพทย์ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) และใบรับรองเงินบำนาญของคุณจะต้องใส่ในถุงพลาสติกที่ปิดด้วยซิปได้สบายๆ บรรจุภัณฑ์ดังกล่าวเป็นแบบสุญญากาศและจะเก็บสิ่งของต่างๆ ไว้ในลำดับที่สมบูรณ์ เพื่อป้องกันไม่ให้เปียก ขณะเดียวกัน ควรจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพให้เข้าถึงได้มากที่สุด เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาหากจำเป็นเร่งด่วน

เป็นความคิดที่ดีที่จะมีสำเนาเอกสารสำคัญไว้ที่บ้าน มีหลายกรณี และทุนสำรองดังกล่าวสามารถช่วยในสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันได้

สามารถเก็บเอกสารสำคัญโดยเฉพาะไว้ในตู้นิรภัยได้ ตลาดสมัยใหม่มีสิ่งอำนวยความสะดวกการจัดเก็บให้เลือกมากมายดังนั้นผู้ซื้อจึงสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะสมได้ แต่ควรเก็บเอกสารไว้ในที่ปลอดภัยไม่ใช่ในแฟ้มพลาสติก - ในกรณีที่เกิดเพลิงไหม้ วัสดุที่ใช้ประกอบจะละลายเร็วกว่ากระดาษ

วิธีที่ไม่สำคัญในการจัดเก็บเอกสาร

คำอธิบายดูน่าเบื่อไหม? ไม่มีปัญหา! มีวิธีจัดเก็บกระดาษที่น่าสนใจและสะดวกกว่านี้

• • บอร์ดจัดงาน. มีตัวเลือกมากมายสำหรับอุปกรณ์ดังกล่าว ในรูปแบบที่ง่ายที่สุดคือแผงที่ติดกระดาษด้วยปุ่ม ในเวอร์ชันที่ซับซ้อนมากขึ้น บอร์ดอาจมีลิ้นชักขนาดเล็กและที่แขวน

• • มินิเดรส. มันเหมือนกับตู้ลิ้นชักทั่วไปทุกประการ แต่มีขนาดเล็กกว่ามาก สะดวกในการจัดเก็บเอกสารไว้ในนั้น เมื่อแยกออกเป็นช่องต่างๆ พวกมันจะไม่หลงทาง! ลิ้นชักในตู้ลิ้นชักอาจมีขนาดแตกต่างกัน: เล็กสำหรับกระดาษชิ้นเล็ก, ขนาดใหญ่สำหรับวาดภาพ

• • กล่องแขวน. แค่กล่องหรือตะกร้าเล็กๆ ติดฝาผนัง เหมือนตู้ไปรษณีย์ ในสิ่งนั้นวางไว้ที่โถงทางเดินจะสะดวกในการจัดเก็บจดหมายและใบเสร็จรับเงิน

• • กระเป๋าใส่ซองจดหมาย คล้ายกับตัวเลือกก่อนหน้า แต่ไม่ใช่กล่อง แต่เป็นซองจดหมาย สามารถติดไว้กับโต๊ะ ตู้เย็น ตู้เสื้อผ้าได้ ช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นชั่วคราวโดยไม่ต้องใช้พื้นที่อันมีค่า

• • ตะกร้าขยะ. ไม่ ไม่ใช่ถังขยะ - พิเศษสำหรับการจัดเก็บ จะวางบนโต๊ะหรือในตู้เสื้อผ้าก็มีหลายช่อง วิธีที่ง่าย ราคาไม่แพง แต่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสาร

• • กระดาษที่ใช้บ่อยสามารถเก็บไว้ในแฟ้มเอกสารได้ มีหูหิ้ว. ได้รับการออกแบบเพื่อให้เอกสารในนั้นไม่ยับยู่ยี่ โดยทั่วไปออกแบบมาสำหรับกระดาษ A4 หากจำเป็น เพื่อไม่ให้เสียเวลาค้นหาเปลือกโลกที่จำเป็น คุณสามารถหยิบแฟ้มเอกสารและดำเนินธุรกิจต่อไปได้

เราใช้เทคโนโลยีดิจิทัล

คำแนะนำการใช้ยา อุปกรณ์ และอุปกรณ์สำนักงานใช้พื้นที่มาก จัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายกว่ามาก ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องค้นหาข้อมูลเดียวกันบนอินเทอร์เน็ตและเปรียบเทียบกับข้อมูลที่มีอยู่ในแหล่งที่มาของวัสดุเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว คุณสามารถถ่ายภาพคำแนะนำและบันทึกไว้ในโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณเพียงแค่ต้องเลือกอันหลังในลักษณะที่คุณจะไม่ลบมันโดยไม่ตั้งใจ ควรเขียนสำเนาของไฟล์ผลลัพธ์อีกชุดลงในสื่อภายนอก เช่น การ์ดหน่วยความจำ หรือส่งไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

ในกรณีที่คุณสามารถสแกนเอกสารอื่น ๆ ได้ แต่คุณควรกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของระบบอิเล็กทรอนิกส์จากการโจมตีของแฮ็กเกอร์ที่อาจเกิดขึ้น ไม่มีใครชอบข้อมูลส่วนบุคคลที่รั่วไหลบนอินเทอร์เน็ต

อย่างไรก็ตามการใช้คอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือจะสะดวกในการติดตามวันหมดอายุของเอกสาร เพียงป้อนวันที่ที่ต้องการลงใน "ปฏิทิน" ก็เพียงพอแล้วเพื่อให้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์แจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการสิ้นสุดระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของเปลือกโลกโดยเฉพาะ สิ่งที่เหลืออยู่คือกำจัดกระดาษที่ไม่จำเป็นออกไป

บางทีกฎหลักในการจัดเก็บเอกสารที่บ้านอาจเป็นเรื่องง่าย: การทำงานอย่างระมัดระวังและสม่ำเสมอกับเอกสารในครัวเรือนเป็นกุญแจสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารที่จำเป็นจะไม่สูญหายในช่วงเวลาที่สำคัญที่สุด

ไม่ใช่ว่าเอกสารทั้งหมดจะคุ้มค่าที่จะเก็บไว้ แต่มีเอกสารมากมายที่เราแต่ละคนควรมีติดตัวไว้ พวกเขาจำเป็นต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและเงียบสงบ แต่สามารถเข้าถึงได้ง่าย คุณสามารถทำสำเนาเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์และเป็นประจำได้ซึ่งอาจมีประโยชน์ ไม่ว่าในกรณีใด การจัดเก็บอย่างระมัดระวังและการคัดแยกกระดาษอย่างระมัดระวังจะช่วยให้พวกเขาปลอดภัย